ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области

от 26 марта 2018 г. № 151

Об организации проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области

В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 21.09.2017 № 499-п «Об организации проектной деятельности в органах исполнительной власти Волгоградской области», руководствуясь Уставом Еланского муниципального района Волгоградской области,

п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить:

1.1. Положение об организации проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области (Приложение 1).

1.2. Функциональную структуру системы управления проектной деятельностью в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области согласно Приложению 2.

2. Установить, что функции муниципального проектного офиса на территории Еланского муниципального района Волгоградской области осуществляет отдел экономики Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

3. Структурным подразделениям Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области и подведомственным учреждениям Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области при разработке проектов руководствоваться Положением об организации проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы Еланского муниципального района Волгоградской области О.А.Ананьеву.

5. Настоящее постановление вступает в силу с момента его обнародования и подлежит размещению на сайте Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

 

Глава Еланского муниципального

района Волгоградской области Д.Ф.Литвинов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области

от 26 марта 2018 г. № 151

(Приложение 1)

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение об организации проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области (далее – Положение) устанавливает порядок организации проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение цели и уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

жизненный цикл проекта - набор обязательных последовательных этапов реализации проекта: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта;

проектная деятельность - деятельность, осуществляемая на всех этапах жизненного цикла проекта;

приостановление проекта – временное прекращение реализации мероприятий проекта с возможностью последующего возобновления их выполнения;

управление проектом - деятельность, связанная с планированием, организацией и контролем за использованием трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделенных для реализации проекта;

проектная документация - предложение по проекту, паспорт проекта, сводный план проекта, итоговый отчет по проекту;

этап реализации проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью достижения основного результата выделенной (обособленной) части проекта;

мероприятие проекта - имеющий сроки начала и окончания комплекс связанных действий, выполняемых для достижения результата проекта;

блок мероприятий проекта - часть проекта, объединяющая несколько мероприятий проекта с целью достижения цели проекта;

результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

контрольная точка проекта - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта и имеющее срок окончания;

бюджет проекта - сумма финансовых средств, необходимых для реализации проекта;

мониторинг проектной деятельности - систематический сбор информации и её анализ с целью прогнозирования и оценки хода реализации проекта.

1.3. Уполномоченным органом по вопросам внедрения проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области является отдел экономики Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

1.4. Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат проекты, направленные на достижение целей и задач, определенных в документах стратегического планирования Еланского муниципального района Волгоградской области и (или) нормативных правовых актах Еланского муниципального района Волгоградской области.

1.5. Факторами, свидетельствующими о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, являются:

нацеленность проекта на достижение уникального и (или) инновационного результата на территории Еланского муниципального района Волгоградской области;

необходимость интеграции нормативных, контрольных и финансовых (бюджетных, внебюджетных) инструментов для реализации проекта;

необходимость организации для реализации проекта эффективного внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с хозяйствующими субъектами, которых планируется привлечь для реализации проекта.

1.6. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

1.6.1. Постоянные органы управления проектной деятельностью:

Совет при главе Еланского муниципального района Волгоградской области по муниципальным проектам Еланского муниципального района Волгоградской области (далее – Совет);

муниципальный проектный офис (далее – Проектный офис);

1.6.2. Временные органы управления проектной деятельностью – команда проекта, в которую входят:

руководители проектов (руководители проектных команд);

рабочие группы проектов (проектные команды).

1.7. Функции органов управления проектной деятельностью и лиц, входящих в состав группы управления проектом и рабочей группы проекта, определяются настоящим Положением и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

2. Инициирование проекта

2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором проекта предложения по проекту в Проектный офис, организованный на базе отдела экономики Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

2.2. Предложения по проектам инициируются структурными подразделениями Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, учреждениями подведомственными Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, Районному отделу образования Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, отделу культуры Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

2.3. Предложение по проекту должно содержать следующие сведения о проекте:

наименование проекта;

цель проекта;

примерное местонахождение земельного участка, на котором предполагается реализация проекта (при необходимости);

бюджет проекта и источники его финансирования (при необходимости);

основные мероприятия, необходимые для реализации проекта;

результат проекта;

факторы, свидетельствующие о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

предполагаемые органы исполнительной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления, должностные лица, хозяйствующие субъекты, специалисты в определенной сфере деятельности, участие которых, по мнению инициатора проекта, необходимо для реализации проекта;

предполагаемый руководитель проекта;

иные сведения, касающиеся реализации проекта.

Форма предложения по проекту и требования к подготовке предложения по проекту утверждается нормативным актом Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области

2.4. Проектный офис в течение 10 рабочих дней со дня получения предложения по проекту:

2.4.1. Осуществляет регистрацию предложения по проекту;

2.4.2. Осуществляет рассмотрение предложения по проекту на предмет наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, а также осуществляет проверку предложения по проекту на соответствие утвержденной форме и требованиям к его подготовке;

2.4.3. В случае отсутствия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, отклоняет предложение по проекту и уведомляет инициатора проекта об отклонении предложения по проекту с указанием причин;

2.4.4. В случае несоответствия предложения по проекту утвержденным форме и (или) требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту инициатору проекта на доработку;

2.4.5. В случае наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, и соответствия предложения по проекту утвержденным форме и требованиям к его подготовке, готовит заключение о соответствии предложения по проекту требованиям, указанным в настоящем Положении, и направляет предложение по проекту в Совет для рассмотрения.

2.5. Совет в течение 10 рабочих дней со дня поступления предложения по проекту инициирует рассмотрение проекта на очередном заседании.

2.6. По итогам рассмотрения предложения по проекту Совет принимает одно из следующих решений:

1) одобрить предложение по проекту;

2) отправить предложение по проекту на доработку. В этом случае инициатор проекта в течение 10 рабочих дней обеспечивает доработку проекта и направляет на рассмотрение Совета;

2.7. Цель проекта после принятия решения об одобрении проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла.

2.8. При одобрении предложения по проекту на заседании Совета инициатор проекта в течение 15 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта, обеспечивает подготовку паспорта проекта и согласование его с Проектным офисом.

2.9. Форма паспорта проекта и требования к его подготовке утверждаются нормативным актом Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

2.10. При отсутствии паспорта проекта более 60 дней со дня принятия решения об одобрении проекта Советом проект подлежит закрытию.

2.11. Этап инициирования проекта завершается утверждением паспорта проекта Советом.

3. Планирование проекта

3.1. Началом этапа планирования проекта является наличие утвержденного Советом паспорта проекта.

3.2. На заседании Совета при утверждении паспорта проекта формируется рабочая группа проекта (далее – Рабочая группа) и назначается руководитель проекта.

3.3. Руководитель проекта для выполнения работ проекта вправе привлекать отдельных юридических и физических лиц в установленном действующим законодательством порядке.

3.4. Руководитель проекта совместно с рабочей группой в течение 30 рабочих дней со дня утверждения Советом паспорта проекта, осуществляет подготовку сводного плана проекта.

3.5. Сводный план проекта должен предусматривать календарный план-график проведения мероприятий проекта (далее план-график), бюджет проекта (при наличии), риски проекта.

3.6. Подготовленный сводный план проекта подписывается руководителем проекта и представляется им на согласование Совета.

3.7. Сводный план проекта рассматривается на заседании Совета, который принимает одно из следующих решений:

утвердить сводный план проекта;

направить сводный план проекта на доработку. В этом случае руководитель проекта совместно с Рабочей группой в течение 10 рабочих дней обеспечивает доработку и согласование сводного плана проекта и выносит его на очередное заседание Совета.

3.8. Этап планирования проекта завершается утверждением сводного плана проекта Советом.

4. Реализация проекта

4.1. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

выполнение мероприятий проекта в соответствии с план - графиком;

внесение изменений в проект (при необходимости).

4.2. Выполнение мероприятий проекта в соответствии с план - графиком организует руководитель проекта.

4.3. Рабочая группа под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение мероприятий проекта в соответствии с план – графиком.

4.4. Стадия внесения изменений в проект включает в себя внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

4.4.1. Основаниями для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта являются установленные в ходе реализации проекта членами Рабочей группы проекта:

отклонения фактических показателей выполнения мероприятий проекта, достигнутых в ходе реализации проекта (далее именуются - фактические показатели), от плановых показателей, предусмотренных планом-графиком и паспортом проекта (далее именуются - плановые показатели);

необходимость совершения опережающих действий с целью предупреждения возникновения возможных (ожидаемых) отклонений фактических показателей от плановых показателей.

4.4.2. Для внесения изменения в план проекта и (или) паспорт проекта рабочая группа проекта готовит ведомость изменений проекта, которая подписывается руководителем проекта. Ведомость изменений проекта подлежит согласованию с Проектным офисом.

4.4.3. Обязательным условием согласования ведомости изменений проекта Проектным офисом является соответствие ведомости изменений проекта форме и требованиям к подготовке ведомости изменений проекта, утвержденным нормативным актом Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области.

4.4.4. Согласованная ведомость изменений проекта направляется Проектным офисом на рассмотрение и утверждение Совета.

Утвержденная ведомость изменений проекта является неотъемлемой частью плана проекта и (или) паспорта проекта, в который вносятся изменения.

4.5. В случае если внесение изменений в проект повлекло включение в план – график новых мероприятий проекта и (или) детализацию мероприятий проекта, включенных в план – график, руководитель проекта при необходимости принимает меры к изменению состава рабочей группы проекта.

4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех мероприятий проекта и получения всех результатов проекта, предусмотренных сводным планом проекта и паспортом проекта.

5. Закрытие проекта

5.1. Началом этапа закрытия проекта является подготовка рабочей группой проекта итогового отчета по проекту.

Подготовка итогового отчета по проекту осуществляется не позднее 15 рабочих дней с даты выполнения последнего мероприятия в соответствии со сводным планом проекта.

5.2. Итоговый отчет по проекту готовится руководителем и рабочей группой проекта и должен содержать следующую информацию:

1) о достижении результатов проекта, цели проекта;

2) об использовании выделенных для реализации проекта ресурсов;

3) о факторах, повлиявших на реализацию проекта;

4) о статусе реализации проекта:

«проект реализован успешно без отклонений» - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, выполнены требования к результатам проекта, отсутствуют отклонения по срокам выполнения работ и использованию бюджета проекта;

«проект реализован успешно с незначительными отклонениями» - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по одному из условий: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

«проект реализован успешно со значительными отклонениями» - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по двум условиям: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

«проект не реализован, ресурсы не использованы» - в случае если цель проекта не достигнута, все ресурсы не использованы;

«проект не реализован, ресурсы использованы» - в случае если цель проекта не достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

5.3. Подготовленный итоговый отчет по проекту подписывается руководителем проекта и представляется на согласование в Проектный офис.

5.4. Согласованный итоговый отчет не позднее трех рабочих дней со дня согласования направляется Проектным офисом на рассмотрение Совета.

5.5. Совет в течение 10 рабочих дней с даты поступления согласованного итогового отчета принимает решение о закрытии муниципального проекта с соответствующим статусом реализации проекта и утверждении итогового отчета по проекту.

6. Приостановление проекта

6.1. Приостановление проекта возможно на этапах планирования или реализации проекта.

6.2. Решение о приостановлении принимается руководителем и рабочей группой проекта и оформляется протоколом.

6.3. Руководитель проекта в день принятия решения о приостановлении муниципального проекта направляет указанное решение в Проектный офис. Проектный офис не позднее пяти рабочих дней со дня получения решения о приостановлении проекта представляет указанное решение на согласование Совета.

6.4. Решение о возобновлении проекта принимается руководителем и рабочей группой проекта и оформляется протоколом.

6.5. Руководитель проекта, в день принятия решения о возобновлении муниципального проекта, направляет указанное решение в Проектный офис.

Муниципальный проект считается возобновленным в случае согласования его возобновления на заседании Совета.

7. Мониторинг проектной деятельности и контроль

за реализацией проекта

7.1. Мониторинг реализации проекта представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проекта, расчету отклонения фактических параметров проекта от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проекта, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

7.2. Мониторинг проектной деятельности осуществляется Проектным офисом на основании следующих документов:

проектной документации;

документов, касающихся формирования команд проектов;

протоколов Совета, рабочих групп проектов;

отчетных документов, подтверждающих выполнение мероприятий проектов по контрольным точкам проектов.

7.3. В целях проверки достоверности информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, Проектный офис вправе с привлечением руководителя проекта и (или) членов рабочей группы проекта осуществлять выездные мероприятия.

Проектным офисом по итогам анализа хода реализации проекта оформляется отчет о ходе реализации проекта, по итогам выездного мероприятия – протокол о ходе реализации проекта.

7.4. Проектный офис на основании данных, полученных в результате мониторинга, представляет информацию о ходе реализации проекта Совету.

7.5. Контроль за реализацией проекта представляет собой проверку соответствия выполненных мероприятий проекта и фактически полученных результатов проекта по плану и паспорту проекта.

7.6. Контроль за реализацией проекта осуществляется на основании следующих документов:

документов, указанных в пункте 7.2 настоящего Положения;

отчетов о результатах мониторинга;

отчетов о ходе реализации проекта;

протоколов о ходе реализации проекта.

7.7. Контроль за реализацией проекта заключается в проверке хода реализации проекта, по итогам которой Проектным офисом оформляется протокол о результатах проверки хода реализации проекта.

7.8. В случае если по результатам мониторинга и контроля за реализацией проекта выявлены отклонения фактических показателей от плановых показателей, Проектный офис направляет Рабочей группе уведомление о внесении изменений в план проекта и (или) паспорт проекта.

7.9. Внесение изменений в план проекта и (или) паспорт проекта осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 4.4.2 настоящего Положения.

 

УТВЕРЖДЕНа

постановлением Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области

от 26 марта 2018 г. № 151

(Приложение 2)

 

 

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА

системы управления проектной деятельностью в Администрации

Еланского муниципального района Волгоградской области

1. Постоянные органы управления проектной деятельностью.

1.1. Совет при главе Еланского муниципального района Волгоградской области по муниципальным проектам Еланского муниципального района Волгоградской области (далее – Совет):

координирует подготовку предложений по параметрам и приоритетам для формирования проектов;

утверждает проекты, осуществляет оценку их реализации;

утверждает паспорта и планы проектов, принимает решение о внесение в них изменений;

принимает решение о начале реализации проектов, о прохождении этапов, контрольных точек проектов, о завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении проектов;

назначает руководителей проектов, возглавляющих Рабочие группы;

формирует составы рабочих групп;

устанавливает цели и показатели деятельности руководителей проектов;

координирует деятельность участников проектной деятельности по вопросам, отнесенным к компетенции Совета;

координирует применение системы стимулирования муниципальных служащих, участвующих в проектной деятельности;

заслушивает руководителя проекта, представителей структурных подразделений Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области и учреждений подведомственных Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, Районному отделу образования Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, отделу культуры Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области по вопросам реализации проекта;

осуществляет иные функции, возложенные на Совет.

1.2. Муниципальный проектный офис:

обеспечивает формирование и сопровождение проектов, представляет в Совет для утверждения паспорта проектов, составы проектных команд, отчеты проектных команд о ходе реализации проектов, этапов проектов и контрольных точек проектов, предложения проектных команд о пересмотре паспортов проектов, о прекращении реализации проектов;

согласовывает паспорта проектов, планы проектов, отчеты о ходе реализации проектов, рассматривает вопросы соответствия представляемых документов требованиям порядка организации проектной деятельности в Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области;

участвует во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, заинтересованными исполнительными органами государственной власти Волгоградской области и иными организациями в мониторинге реализации проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения участниками проектной деятельности, направляет при необходимости участникам проектной деятельности предложения по организации работы с проектами;

обеспечивает проведение с участием заинтересованных лиц Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области и учреждений подведомственных Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, Районному отделу образования Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, отделу культуры Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области оценок и иных контрольных мероприятий в отношении проектов и итогов реализации проектов, а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

обеспечивает деятельность Совета;

обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, подготавливает методические рекомендации по организации проектной деятельности, а также координирует деятельность по их применению;

согласовывает проекты нормативных правовых актов Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области, регламентирующих организацию проектной деятельности;

обеспечивает внедрение и развитие системы стимулирования муниципальных служащих, участвующих в проектной деятельности;

запрашивает в рамках своих полномочий материалы и информацию по вопросам реализации проектов;

выполняет иные функции, возложенные на муниципальный проектный офис.

2. Временные органы управления проектной деятельностью – команда проекта.

2.1. Руководитель проекта:

осуществляет оперативное управление реализацией проекта, обеспечивая достижение целей, значений показателей, результатов проекта в рамках финансового обеспечения проекта, в соответствии со сроками осуществления проекта и с заданными требованиями к качеству;

обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию паспорта и плана проекта;

определяет состав команды проекта, распределяет роли между участниками команды проекта, руководит командой проекта и организует ее работу;

организует формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта, в автоматизированной информационной системе проектной деятельности;

организует представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга реализации проекта;

выполняет иные функции в рамках реализации проекта.

2.2. Рабочая группа проекта - орган, возглавляемый руководителем проекта и формируемый в обязательном порядке с участием руководителей или заместителей руководителей структурных подразделений Администрации Еланского муниципального района Волгоградской области:

разрабатывает паспорт и план проекта, вносит в них изменения;

обеспечивает достижение промежуточных результатов проектов, прохождение контрольных точек и этапов, завершение проектов (в том числе досрочное);

инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения органами управления проекта, Администрацией Еланского муниципального района Волгоградской области;

обеспечивает выполнение работ по проекту в соответствии с паспортом, планом и иными документами проекта, указаниями руководителя проекта;

выполняет иные функции в рамках реализации проекта.